Secretária/Tesoureira

Introdução A Rede para o Desenvolvimento da Primeira Infância (RDPI) é uma plataforma de organizações da sociedade civil, com um objectivo comum de promover o desenvolvimento da primeira infância (0 – 5 anos) em Moçambique. Esta Rede foi estabelecida em 2014 por dez organizações da sociedade civil, actualmente conta com 45 membros. A RDPI tem a visão de que, todas as crianças em Moçambique devem ter uma primeira infância feliz, saudável, proveitosa e que, sejam garantidas as necessidades básicas em termos de saúde, alimentação, nutrição, protecção, ambiente para brincar e aprender, relacionamento sensível e estável, interacções e actividades estimulantes. No âmbito do seu desenvolvimento institucional, pretende contratar um (a) Secretária/ Tesoureira (o). Objectivo Suportar a Secretária Executiva da RDPI na organização e gestão das actividades diárias; Garantir a gestão correcta das disponibilidades financeiras e os pagamentos da organização. Funções Responsável pela facilitação do trabalho da Secretária Executiva, das actividades da estrutura e dos projectos; Responsável pela gestão e pelo registo de todos os pagamentos e das disponibilidades de caixa e banca de todos os projectos da RDPI. Principais Responsabilidades e Tarefas Registar todos os bens dos projectos no Mapa de inventário; Responsável pela elaboração, pelo referenciamento e pela arquivação de toda a correspondência em entrada e saída; Responsável pela resposta às chamadas ao número do telemóvel da sede da RDPI; Suportar os Coordenadores dos projectos na arquivação correcta da documentação de cada projecto implementado; Facilitar e organizar a agenda da Secretária Executiva; Facilitar a organização logística de encontros de coordenação interna, de formação e encontros com terceiros (parceiros, fornecedores, financiadores, visitantes, etc.); Elaborar as actas das reuniões internas (em particular do Comité de gestão) e, se requerido, dos encontros com terceiros; Fornecer informações financeiras exactas e atempadas ao administrador, contabilista e gestor do projecto para tomada de decisões e aconselha qualquer necessidade de alteração dos sistemas e processos administrativos e financeiros; Assegurar que os fundos sob a sua gestão estejam seguros; Assegurar que os pagamentos sejam efectuados apenas quando os pedidos estiverem devidamente revistos e aprovados pela Secretária Executiva e Gestores; Emitir cheques com os respectivos documentos de desembolso de caixa e obter as devidas assinaturas; Manter actualizado o livro de caixa e registo de cheques; Manter o fundo de maneio “petty cash” no nível estabelecido e garantir que seja feita a reposição com base na política do fundo de maneio; Controlar o uso do Diário de Bordo (Logbook) antes e depois do abastecimento da viatura e a sua manutenção; Coordenar e apoiar todos os aspectos logísticos para as viagens dos colaboradores, incluindo organização de reuniões, conferências, treinamentos e pagamento de perdiem segundo as políticas e procedimentos da RDPI; Coordenar a elaboração do Plano de Actividades e Orçamento do sector; Colaborar na gestão dos processos de recrutamento e selecção para a RDPI; Assegurar a elaboração de plano de necessidades de consumíveis (gestão do economato); Receber e validar as requisições de bens e serviços (validação da cabimentação orçamental); Assegurar a definição de Termos de Referência adequados às aquisições de bens e serviços; Promover, coordenar e assegurar processo de procurement de fornecedores; Assegurar a tramitação de facturas validadas pelo sector requisitante para pagamento (contabilidade); Assegurar o cumprimento das normas e procedimentos internos (Manual de Procedimentos Administrativos e Financeiros e outros); Responsável pela efectuação e registo de todos os pagamentos da organização; Responsável pela actualização e reconciliação diária de todos os livros de caixa; Responsável pela actualização diária e reconciliação semanal de todos os saldos bancários; Responsável pela gestão das contas e das operações bancárias junto do/s banco/s; Suportar o Administrador/contabilista na gestão do arquivo administrativo; Executar outras tarefas relacionadas com a função e solicitadas pelo supervisor directo. Requisitos Experiência da Função Nível Médio e experiência de pelo menos 03 anos no sector ou Licenciatura em Gestão, Secretariado, Direito Laboral ou áreas afins; O exercício da função exige o estabelecimento de contactos internos/externos frequentes com todas as áreas funcionais da RDPI para recolha de necessidade e prestação de apoio solicitado; Três anos ou mais de experiência de trabalho de caixa; Possuir experiência comprovada no tratamento de caixa e cheques; Conhecimentos de informática (Excel, MS Word e PowerPoint); Experiência em reconciliação bancária será uma vantagem; Fluência na leitura, escrita e expressão oral em português; Conhecimentos médios de inglês; Disponibilidade de trabalhar sobre pressão. Conhecimentos Técnico-Profissionais São exigidos para o exercício da função conhecimentos técnico-profissionais obtidos em acções de média/longa duração, com os seguintes níveis de complexidade/profundidade: Bons conhecimentos de secretariado, administração e finanças; Bons conhecimentos de Legislação Laboral; Conhecimentos elementares de Gestão de Stocks; Bons conhecimentos de Gestão Técnica de Recursos Humanos; Bons conhecimentos do estado de desenvolvimento e do contexto social do País em geral. Perfil Individual de Competências Requeridas Liderança; Negociação; Relacionamento interpessoal. Exigências Carta de Manifestação de Interesse; Curriculum Vitae; Referências. Nota: É requerido uma cópia electrónica da carta de candidatura (máx. 1 Página) e do CV (máx. 2 páginas). Data de início: Março de 2024